A implementação das normas contidas no eSocial implica na necessidade de realizar uma série de alterações na rotina de atividades, principalmente para o setor de RH. E toda alteração de rotinas empresariais pode ser complicada e estressante no começo.
Foi pensando nisso que preparamos algumas dicas para obter uma implementação rápida e de sucesso do sistema, baseada nas exigências doeSocial.
O certificado digital é o instrumento responsável pelo fornecimento de uma assinatura eletrônica única e exclusiva a seu adquirente, por meio de um sistema extremamente seguro e confiável que gera informações de autoria por chaves criptográficas. Trata-se de um recurso bastante versátil que pode ser usado em diversas transações realizadas pela internet.
Qualquer alteração, por mínima que seja, efetuada no documento assinado digitalmente, faz com que esta seja invalidada automaticamente. Este recurso tende a proteger o remetente do documento e impedir qualquer possibilidade de fraude.
A aquisição da certificação digital, que dá acesso à assinatura digital, é de fundamental importância para quem quer iniciar o processo de implantação do eSocial em sua empresa, uma vez que a transmissão de informações e a consulta de diversos dados do sistema dependem dela. Caso você já possua uma certificação, lembre-se que é necessário renová-la.
A validação cadastral é o processo mais importante para se executar antes da obrigação entrar em vigor, portanto, deve ser priorizado. O contribuinte deverá importar um arquivo TXT, com os dados dos colaboradores, como nome, CPF, data de nascimento e número do PIS/PASEP.
Esses dados serão utilizados para fazer a validação e garantir que todas as informações estão corretamente informadas em órgãos como a Previdência Social, a Receita Federal e o Ministério do Trabalho e Emprego. Caso ocorra a identificação de pendências ou incorreções, neste momento serão feitas as alterações necessárias e então, com tudo acertado é possível começar a utilizar o eSocial.
Durante o processo de cadastramento, faça testes e crie manuais de uso da ferramenta. A ideia é que as informações não fiquem centralizadas apenas nas mãos de uma pessoa. Assim, tendo guias de uso, qualquer outro colaborador, a qualquer tempo, poderá se familiarizar com o processo e dar sequência ao preenchimento das informações.
É de extrema importância também que você revise os itens relacionados à Folha de Pagamento antes de submeter as informações. A falta de certos itens pode caracterizar algum tipo de irregularidade e você estará sujeito a multas e processos trabalhistas. Seja criterioso para que nada passe despercebido.
4. Atenção ao Registro de Eventos Trabalhistas (RET)
Os itens periódicos e não periódicos, como as comunicações de admissão, demissão ou alteração salarial, também devem ser informados à base de dados do eSocial. Esse procedimento deve ser feito por meio do RET (Registro de Eventos Trabalhistas) da forma mais breve possível ao registro do ocorrido.
É de suma importância que os processos internos da sua empresa sejam integrados e mais esse item seja adicionado ao checklist de atividades.
Uma boa maneira de implementar o eSocial em sua empresa, sem desgastes, é contando com o suporte especializado no assunto.
O RH PATRICK PESTANA desenvolveu um modelo de Gestão de Mudança que auxiliará de forma fácil a adaptação e engajamento de todos os setores e profissionais envolvidos com as rotinas do eSocial.
Através da Consultoria e suporte para implantação do eSocial, o RH PATRICK PESTANA tem como objetivo analisar o processo como um todo, diagnosticando e mapeando todos os gaps necessário para adequação e adaptação da empresa aos processos do eSocial, Implementação de Processos, Treinamentos de Equipes, Orientações e Acompanhamento de Resultados.
